2. Mô t yêu c u qu n lý c a ch ng trình ả ầ ả ủ ươ
a. Qu n lý ti n m t ả ề ặ
Ch ng trình có th :ươ ể
Qu n lý các kho n thu – chi c a doanh nghi p.ả ả ủ ệ
Xác đ nh đ c t n qu ti n m t c a doanh nghi p.ị ượ ồ ỹ ề ặ ủ ệ
In ra các phi u thu – chi đ xác đ nh giao cho khách hàng hay đ l u tr .ế ể ị ể ư ữ
L p báo cáo thu – chi chi ti t và t ng h p trong tháng.ậ ế ổ ợ
Cung c p d li u cho các phân h k toán khác nh :ấ ữ ệ ệ ế ư
Phân h k toán t ng h p.ệ ế ổ ợ
Phân h k toán chi phí…ệ ế
b. Qu n lý hàng hóa ả
Ch ng trình có th :ươ ể
Qu n lý các phi u nh p xu t kho c a doanh nghi p, bi t đ c mua hàngả ế ậ ấ ủ ệ ế ượ
t các nhà cung c p nào và xu t bán cho khách hàng nào.ừ ấ ấ
L p báo cáo chi ti t nh p xu t hàng hóa.ậ ế ậ ấ
L p báo cáo t ng h p nh p xu t hàng hóa theo t ng ngày, t ng tháng, t ngậ ổ ợ ậ ấ ừ ừ ừ
kho, t ng m t hàng, t ng khách hàng và t ng nhà cung c p.ừ ặ ừ ừ ấ
In ra th kho cho bi t vi c nh p xu t và t n c a m t m t hàng ng v iẻ ế ệ ậ ấ ồ ủ ộ ặ ứ ớ
m t kho trong kho ng th i gian xác đ nh trong tháng.ộ ả ờ ị
In báo cáo t n kho :ồ
T n kho t ng h p : cho bi t vi c nh p xu t và t n c a t t c hàngồ ổ ợ ế ệ ậ ấ ồ ủ ấ ả
hóa trong t t c các kho hi n có đ n ngày c n bi t.ấ ả ệ ế ầ ế
T n theo kho : cho bi t vi c nh p xu t và t n c a t t c hàng hóaồ ế ệ ậ ấ ồ ủ ấ ả
trong m t kho cho đ n ngày c n bi t.ộ ế ầ ế
L p báo cáo giá v n c a các m t hàng xu t bán trong thángậ ố ủ ặ ấ
Báo cáo giá hàng nh p : cho bi t đ n giá c th c a t ng m t hàng. N uậ ế ơ ụ ể ủ ừ ặ ế
m t m t hàng có nhi u đ n giá nh p khác nhau thì ph i li t kê t t c đ nộ ặ ề ơ ậ ả ệ ấ ả ơ
giá nh p đó và s l ng nh p t ng ng.ậ ố ượ ậ ươ ứ
In ra báo cáo th ng kê :ố
Theo t ng m t hàng.ừ ặ
Theo t ng nhóm hàng.ừ
Theo t ng kho hàng.ừ
Ngu n nh p xu t : cho bi t ngu n nh p xu t trong thángồ ậ ấ ế ồ ậ ấ
Cung c p d li u cho các phân h k toán khác nh : t ng h p, chi phí,ấ ữ ệ ệ ế ư ổ ợ
ti n m t…ề ặ
Tra c u :ứ
Phi u nh p khoế ậ
Phi u xu t khoế ấ
c. Qu n lý công n ả ợ
5
Ch ng trình có th ươ ể
Qu n lý hình th c thanh toán công n gi a khách hàng v i doanh nghi pả ứ ợ ữ ớ ệ
và gi a doanh nghi p v i nhà cung c p.ữ ệ ớ ấ
i v i nhà cung c p : Đố ớ ấ
Khi mua hàng (Phi u nh p kho) thì s làm công n nhà cung c p t ng lên.ế ậ ẽ ợ ấ ă
Khi doanh nghi p tr ti n m t cho nhà cung c p (Phi u chi ti n m t)ệ ả ề ặ ấ ế ề ặ
thì làm công n nhà cung c p gi m.ợ ấ ả
i v i khách hàng :Đố ớ
Khi xu t hàng cho khách hàng (Hóa đ n bán hàng) thì s làm công n kháchấ ơ ẽ ợ
hàng t ng lên.ă
Khi doanh nghi p thu ti n m t c a khách hàng tr n (Phi u thu ti nệ ề ặ ủ ả ợ ế ề
m t) thì làm công n khách hàng gi m.ặ ợ ả
L p báo cáo t ng h p công n khách hàng và nhà cung c p.ậ ổ ợ ợ ấ
L p báo cáo công n chi ti t cho t ng khách hàng và nhà cung c p.ậ ợ ế ừ ấ
Cung c p d li u cho các phân h k toán khác nh : t ng h p, ti n m t,ấ ữ ệ ệ ế ư ổ ợ ề ặ
hàng hóa,…
3. Quá trình phân tích ch ng trìnhươ
Kh o sát yêu c u c a ch ng trình, làm rõ các thông tin đ u vào, các thông tinả ầ ủ ươ ầ
đ u ra và các báo cáo ph c v cho vi c qu n lý.ầ ụ ụ ệ ả
D a trên yêu c u c a ch ng trình, xây d ng s đ ch c n ng, l y s đự ầ ủ ươ ự ơ ồ ứ ă ấ ơ ồ
ch c n ng làm c s đ xây d ng h th ng menu cho ch ng trình.ứ ă ơ ở ể ự ệ ố ươ
D a trên s đ ch c n ng, xây d ng s đ dòng d li u th hi n cácự ơ ồ ứ ă ự ơ ồ ữ ệ ể ệ
thông tin đ a vào h th ng và sau khi đ c các ch c n ng x lý s đ cư ệ ố ượ ứ ă ử ẽ ượ
l u tr ho c t o thành các báo cáo.ư ữ ặ ạ
Qua phân tích s đ dòng d li u và các thông tin kh o sát ban đ u, xâyơ ồ ữ ệ ả ầ
d ng các th c th (l u tr nh ng thông tin c b n) và m i quan h gi aự ự ể ư ữ ữ ơ ả ố ệ ữ
chúng. ó chính là b c xây d ng s đ quan h th c th , làm c s xâyĐ ướ ự ơ ồ ệ ự ể ơ ở
d ng các Table và Relationship.ự
4. D li u u vào và u ra c a ch ng trìnhữ ệ đầ đầ ủ ươ
a. Thông tin nh p ậ
Danh m c ch ng tụ ứ ừ
Danh m c tài kho nụ ả
Danh m c tài kho n đ i ngụ ả ố ứ
Danh m c hàng hóaụ
Danh m c nhóm hàngụ
Danh m c kho hàngụ
Danh m c khách hàngụ
Danh m c nhà cung c pụ ấ
Danh m c nhân viênụ
Danh m c ngo i tụ ạ ệ
6
Danh m c ngân hàngụ
Danh m c thu ụ ế
Danh m c hình th c nh p xu tụ ứ ậ ấ
Danh m c hình th c thanh toánụ ứ
Các lo i phi u : Phi u nh p và phi u xu tạ ế ế ậ ế ấ
b. Thông tin xu t ấ
Báo cáo tình hình thu, chi t n qu ti n m tồ ỹ ề ặ
Báo cáo tình hình vi c nh p xu t và t n kho hàng hóaệ ậ ấ ồ
Báo cáo công n khách hàng và nhà cung c pợ ấ
5. C u trúc ch ng trìnhấ ươ
7
Danh m c tài kho nụ ả
Danh m c tài kho n đ i ngụ ả ố ứ
Danh m c khoụ
Danh m c hàng hóaụ
Danh m c nhóm hàngụ
Danh m c khách hàngụ
Danh m c ch ng tụ ứ ừ
Danh m c nhà cung c pụ ấ
Danh m c nhân viênụ
Danh m c ngo i tụ ạ ệ
Danh m c ngân hàngụ
Danh m c thuụ ế
Danh m c hình th c nh p xu tụ ứ ậ ấ
Danh m c hình th c thanh toánụ ứ
H th ng các danh m cệ ố ụ
Phân h k toán ti n m tệ ế ề ặ
C p nh t phi u thu – chi ậ ậ ế
Báo cáo ti n m tề ặ
T ng h pổ ợ
Chi ti tế
Phân h k toán hàng hóaệ ế
C p nh t ch ng t nh p - xu tậ ậ ứ ừ ậ ấ
Báo cáo hàng hóa
T ng h pổ ợ
Chi ti tế
Phân h k toán công nệ ế ợ
C p nh t phi u thu - chiậ ậ ế
Báo cáo công n ợ
T ng h pổ ợ
Chi ti tế
8
6. S ch c n ngơ đồ ứ ă
9
Qu n lý ả
K Toán Doanh ế
Nghi pệ
1. Qu n lý ả
Ti n m tề ặ
2. Qu n lý ả
Hàng hóa
3. Qu n lý ả
Công nợ
1.1 C p nh t ậ ậ
phi u thu chi ế
ti n m tề ặ
1.2 C p nh t ậ ậ
danh m c ụ
khách hàng và nhà
cung c pấ
2.1 C p nh t ậ ậ
phi u nh p ế ậ
xu t hàng hóaấ
2.2 C p nh t ậ ậ
danh m c ụ
hàng hóa
2.3 Báo cáo hàng
hóa (T ng ổ
h p và chi ợ
ti t)ế
3.1 C p nh t ậ ậ
phi u thu chiế
3.2 C p nh t ậ ậ
danh m c ụ
khách hàng và nhà
cung c pấ
3.3 Báo cáo
công n ợ
(T ng h p và ổ ợ
chi ti t)ế
1.3 Báo cáo tình
hình thu chi
t n qu ti n ồ ỹ ề
m tặ
7. S lu ng d li uơ đồ ồ ữ ệ
C p nh t phi u nh p xu t hàng hóa ậ ậ ế ậ ấ
a
1
Khách hàng mua hàng ho c nhà cung c p giao hàng ặ ấ
a
2
L u phi u nh p xu tư ế ậ ấ
a
3
Yêu c u c p nh t danh m c hàng hóa (N u là hàng hóa m i)ầ ậ ậ ụ ế ớ
a
4
C p nh t danh m c khách hàng (N u là khách hàng m i)ậ ậ ụ ế ớ
a
5
L u thông tin hàng hóa m iư ớ
i u ch nh phi u nh p xu tĐ ề ỉ ế ậ ấ
b
1
Ban qu n lý yêu c u đi u ch nh phi u nh p xu t (Do nh p và xu t sai sót)ả ầ ề ỉ ế ậ ấ ậ ấ
b
2
L y phi u nh p xu t c n đi u ch nh t kho l u ra đi u ch nh theo yêu c uấ ế ậ ấ ầ ề ỉ ừ ư ề ỉ ầ
và l u l iư ạ
10
Khách hàng
Phi u ế
nh p xu tậ ấ
C p nh t ậ ậ
danh m c hàng ụ
Danh m c hàng ụ
hóa
Phi u ế
nh p xu tậ ấ
C p nh t danh ậ ậ
m c khách hàngụ
Ban qu n lýả
Báo cáo danh
m c hàng hóaụ
Ban qu n lýả
C p nh t ậ ậ
phi u thu chiế
L u phi u thu chiư ế
Danh m cụ
khách hàng
Báo cáo công
nợ
c
5
e
2
a
5
b
1
f
3
f
3
f
2
f
2
f
1
e
2
d
1
d
2
c
4
c
3
c
2
c
1
a
4
e
3
e
1
b
2
a
2
a
1
a
3
Báo cáo t n khoồ
e
1
Ban qu n lý yêu c u báo cáo t n khoả ầ ồ
e
2
L y s t n t danh m c hàng hóa và tình hình nh p xu t t kho d li uấ ố ồ ừ ụ ậ ấ ừ ữ ệ
phi u nh p xu t đ xác đ nh s t n kho cu i kế ậ ấ ể ị ố ồ ố ỳ
e
3
G i ban qu n lý báo cáo t n khoử ả ồ
C p nh t phi u thu chiậ ậ ế
c
1
Ban qu n lý chi tr n cho nhà cung c p (Yêu c u l p phi u chi)ả ả ợ ấ ầ ậ ế
c
2
Khách hàng tr n (Yêu c u l p phi u thu)ả ợ ầ ậ ế
c
3
L u phi u thu chi đã l pư ế ậ
c
4
Yêu c u c p nh t danh m c khách hàng (N u là khách hàng m i)ầ ậ ậ ụ ế ớ
c
5
L u thông tin khách hàng m iư ớ
i u ch nh phi u thu chiĐ ề ỉ ế
d
1
Ban qu n lý yêu c u đi u ch nh phi u thu chi (Do nh p sai sót)ả ầ ề ỉ ế ậ
d
2
L y phi u thu chi c n đi u ch nh t kho l u ra đi u ch nh theo yêu c u vàấ ế ầ ề ỉ ừ ư ề ỉ ầ
l u l iư ạ
Báo cáo công nợ
f
1
Ban qu n lý yêu c u báo cáo công nả ầ ợ
f
2
L y s n đ u k t danh m c khách hàng và tình hình nh p xu t t kho dấ ố ợ ầ ỳ ừ ụ ậ ấ ừ ữ
li u phi u nh p xu t, tình hình thu chi t kho d li u phi u thu chi đ xác đ nhệ ế ậ ấ ừ ữ ệ ế ể ị
t ng gi m n trong k và n cu i k .ă ả ợ ỳ ợ ố ỳ
f
3
G i ban qu n lý báo cáo công n .ử ả ợ
8. S quan h gi a các th c thơ đồ ệ ữ ự ể
11
Danh m cụ
khách hàng
Phi u nh p, xu tế ậ ấ
Chi ti t danh m c ế ụ
hàng hóa
Phi u thu, chiế
Danh m c ụ
tài kho nả
Danh m c ụ
hàng hóa
Ký hi u quan h 1 -> n :ệ ệ
PH N IIIẦ
C S D LI U C A CH NG TRÌNHƠ Ở Ữ Ệ Ủ ƯƠ
1. C s d li uơ ở ữ ệ
C s d li u là m t kho ch a thông tin, có nhi u lo i c s d li u, trong đóơ ở ữ ệ ộ ứ ề ạ ơ ở ữ ệ
ph bi n nh t hi n nay là CSDL quan h .ổ ế ấ ệ ệ
M t CSDL quan hộ ệ
Ch a d li u trong các b ng, đ c c u t o b i các dòng (m u tin), c tứ ữ ệ ả ượ ấ ạ ở ẫ ộ
(tr ng).ườ
Cho phép l y v (hay truy v n) các t p h p d li u con t b ng.ấ ề ấ ậ ợ ữ ệ ừ ả
Cho phép n i các b ng v i nhau cho m c đích truy c p các m u tin liên quanố ả ớ ụ ậ ẫ
v i nhau ch a trong các b ng khác nhau.ớ ứ ả
B máy (Engine) c s d li uộ ơ ở ữ ệ
Ch c n ng c b n c a m t CSDL đ c cung c p b i m t b máyứ ă ơ ả ủ ộ ượ ấ ở ộ ộ
CSDL, là h th ng ch ng trình qu n lý cách th c ch a và tr v d li u.ệ ố ươ ả ứ ứ ả ề ữ ệ
B ng và tr ngả ườ
Các CSDL đ c c u t o t các b ng dùng th hi n các phân nhóm d li u.ượ ấ ạ ừ ả ể ệ ữ ệ
B ng ch a các m u tin là các m u d li u riêng r bên trong phân nhóm d li u.ả ứ ẫ ẫ ữ ệ ẽ ữ ệ
M u tin ch a các tr ng, m i tr ng th hi n m t b ph n d li u trongẫ ứ ườ ỗ ườ ể ệ ộ ộ ậ ữ ệ
m t m u tin.ộ ẫ
RecordSet
Khi t o b ng c n n m đ c cách thao tác v i các b ng. Thao tác v i cácạ ả ầ ắ ượ ớ ả ớ
b ng liên quan đ n vi c nh p và l y v d li u t các b ng khác c ng nh vi cả ế ệ ậ ấ ề ữ ệ ừ ả ũ ư ệ
ki m tra và s a đ i c u trúc b ng. Thao tác d li u trong m t b ng ta dùngể ữ ổ ấ ả ữ ệ ộ ả
Recordset.
RecordSet là m t c u trúc d li u th hi n m t t p h p con các m u tinộ ấ ữ ệ ể ệ ộ ậ ợ ẫ
l y v t CSDL.ấ ề ừ
M i quan hố ệ
Khóa chính : m t tr ng đ c ch ra là khóa chính c a b ng ph c v cho vi cộ ườ ượ ỉ ủ ả ụ ụ ệ
xác đ nh duy nh t m u tin.ị ấ ẫ
Khóa ngo i : ạ là khóa trong b ng liên quan ch a b n sao c a khóa chính c a b nả ứ ả ủ ủ ả
chính.
M i quan h :ố ệ là m t cách đ nh ngh a chính th c hai b ng liên h v i nhau nhộ ị ĩ ứ ả ệ ớ ư
th nào. Khi đ nh ngh a m t m i quan h , t c đã thông báo v i b máy CSDLế ị ĩ ộ ố ệ ứ ớ ộ
r ng hai tr ng trong hai b ng liên quan đ c n i v i nhau.ằ ườ ả ượ ố ớ
12
Hai tr ng liên quan v i nhau trong m t m i quan h là khóa chính và khóaườ ớ ộ ố ệ
ngo i. ạ
Ngoài vi c ghép các m u tin liên quan trong nh ng b ng riêng bi t, m i quanệ ẫ ữ ả ệ ố
h còn t n d ng th m nh c a tính toàn v n tham chi u, m t thu c tính c aệ ậ ụ ế ạ ủ ẹ ế ộ ộ ủ
b máy CSDL duy trì các d li u trong m t CSDL nhi u b ng luôn luôn nh tộ ữ ệ ộ ề ả ấ
quán. Khi tính toàn v n tham chi u t n t i trong m t CSDL, b máy CSDL sẹ ế ồ ạ ộ ộ ẽ
ng n c n khi xóa m t m u tin khi có các m u tin khác tham chi u đ n nó trongă ả ộ ẫ ẫ ế ế
CSDL.
2 S d ng Microsoft Access t o c s d li u cho ch ng trìnhử ụ để ạ ơ ở ữ ệ ươ
Microsoft Access có giao di n tinh x o và d dùng đ t o các đ i t ng CSDL.ệ ả ễ ể ạ ố ượ
a. B d li u g c c a ch ng trìnhộ ữ ệ ố ủ ươ
1. Tbl_DMCT : Danh m c ch ng tụ ứ ừ
Field name Data type Size Description
MA_CT (K) Text 10 Mã ch ng tứ ừ
TEN_CT Text 50 Di n gi iễ ả
2. Tbl_DMTK : Danh m c tài kho nụ ả
Field name Data type Size Description
MA_TK(K) Text 14 Mã tài kho nả
DIENGIAI Text 50 Di n gi iễ ả
MA_QL Text 5 Mã qu n lýả
NO_DK Number Double N đ u kợ ầ ỳ
NO_CK Number Double N cu i kợ ố ỳ
3. Tbl_DMTKDU : Danh m c tài kho n đ i ngụ ả ố ứ
Field name Data type Size Description
MA_CT Text 10 Mã ch ng tứ ừ
NO_CO Text 1 Ghi n hay ghi cóợ
MA_TKDU Text 10 Tài kho n đ i ngả ố ứ
4. Tbl_DMKH : Danh m c khách hàngụ
Field name Data type Size Description
LOAI_KH Text 1 Lo i khách hàngạ
MA_KH(K) Text 10 Mã khách hàng
HO_KH Text 30 H khách hàngọ
TEN_KH Text 10 Tên khách hàng
13
DIACHI Text 255 a chĐị ỉ
PHONE Text 15 i n tho iĐ ệ ạ
FAX Text 15 Fax
EMAIL Text 50 Email
Lo i khách hàng : phân bi t khách hàng có công n hay không có công n .ạ Để ệ ợ ợ
5. Tbl_DMNCC : Danh m c nhà cung c pụ ấ
Field name Data type Size Description
MA_NCC(K) Text 10 Mã nhà cung c pấ
TEN_NCC Text 40 H tên nhà cung c pọ ấ
DIACHI Text 255 a chĐị ỉ
PHONE Text 15 i n tho iĐ ệ ạ
FAX Text 15 Fax
EMAIl Text 50 Email
6. Tbl_DMNV : Danh m c nhân viênụ
Field name Data type Size Description
MA_NV(K) Text 10 Mã nhân viên
HO_NV Text 30 H nhân viênọ
TEN_NV Text 10 Tên nhân viên
CHUCVU Text 3 Ch c vứ ụ
DIACHI Text 255 a chĐị ỉ
PHONE Text 15 i n tho iĐ ệ ạ
EMAIL Text 50 Email
7. Tbl_DMNH : Danh m c ngân hàngụ
Field name Data type Size Description
MA_NH(K) Text 10 Mã ngân hàng
TEN_NH Text 255 Tên ngân hàng
8. Tbl_DMNT : Danh m c ngo i tụ ạ ệ
Field name Data type Size Description
MA_NT(K) Text 10 Mã ngo i tạ ệ
DIENGIAI Text 50 Di n gi iễ ả
TYGIA Number Double(Standard) T giáỷ
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét