1.4. Chức năng, nhiệm vụ của công ty.
Công ty TNHH du lịch Hơng Giang là một doanh nghiệp tập trung chủ yếu về
mảng lữ hành quốc tế nhận khách.
Các chức năng cụ thể là:
- Kinh doanh lữ hành quốc tế nhận khách: nhận các đoàn khách nớc ngoài
thông qua các hãng lữ hành quốc tế gửi khách, qua Travel desk tại khách sạn
Sheraton, văn phòng bán hàng tại trụ sở của công ty, và đặc biệt đối với khách lẻ có
thể thông qua trang web của công ty
(www.hgtravel.com,www.huonggiangtourist.com).
- Kinh doanh lữ hành quốc tế gửi khách:
- Kinh doanh lữ hành nội địa: vẫn cha có điều kiện phát triển vì số lợng khách
nội địa quá ít có năm chỉ là 0.
- Cung cấp các dịch vụ riêng lẻ: đặt chỗ trong khách sạn, nhà hàng, bán vé
máy bay, làm visa, dịch vụ vận chuyển
1.5. Sản phẩm của công ty( các chơng trình du lịch ).
Các chơng trình của công ty đợc phân theo 5 dạng với mục đích đi du lịch khác nhau
của khách.
1.5.1. Các chơng trình về văn hóa.
Chào buổi sáng Việt Nam (9 ngày, 8 đêm): Sàigon-Hội An- Huế- Hà Nội- Hạ
Long.
Đờng mòn Việt Nam (12 ngày, 11 đêm): Hà Nội - Hạ Long - Hải Phòng -Huế
- Đà Nẵng -Vĩnh Long - Cần Thơ - Sàigòn.
Khám phá Việt Nam (19 ngày, 18 đêm): Hà Nội - Hạ Long - Bắc Ninh - SaPa
- Huế - Hội An - Mỹ Sơn- Nha Trang- Đà Lạt- Sàigòn - Cần Thơ.
Miền Bắc xa (5 ngày, 4 đêm): Hà Nội - Hạ Long - Hà Nội.
Mai Châu - thung lũng xinh đẹp (2 ngày, 1 đêm):Hà Nội - Mai Châu - Hà Nội.
Những ngọn núi phía Bắc(4 ngày, 3 đêm): Hà Nội - SaPa - Hà Nội.
Vịnh Hạ Long - chuyến du thuyền lãng mạn(2 ngày, 1 đêm): Hà Nội - Hạ
Long -Hà Nội.
Rừng Quốc gia Ba Bể (3 ngày, 2 đêm): Hà Nội - Ba Bể -Hà Nội.
Hành trình về quá khứ - Miền Trung Việt Nam (5 ngày, 4 đêm): Đà Nẵng -
Hội An - Mỹ Sơn - Huế - Đà Nẵng.
Dân tộc thiểu số và những con voi- cao nguyên Việt Nam (7 ngày, 6 đêm):
Sàigòn - Pleiku- KonTum- Pleiku- Buôn Mê Thuột- Sàigòn.
Đặc sắc MêKông(4 ngày, 3 đêm): Sàigòn - Vĩnh Long - Sóc Trăng - Châu
Đốc- Sa Đéc- Sàigòn.
1.5.2. Đông Dơng xa.(chơng trình nửa ngày và một ngày).
Xuất phát từ Hà Nội : Than quan Hà Nội (nửa ngày, buổi sáng).
Tham quan Hà Nội (nửa ngày, buổi chiều).
Tham quan Hà Nội cả ngày.
Thăm làng gốm Bát Tràng
Chùa Hơng- vùng đất thánh.
Hoa L- Tam Cốc
Du thuyền trên vịnh Hạ Long.
Hà Nội -Hòa Bình
Hà Nội -Mai Châu
Hà Nội -Rừng Quốc gia Cúc Phơng.
Hà Nội -Đồng Mô- sân golf
Hà Nội -Chí Linh- sân golf
Xuất phát từ Sàigòn : Khám phá Sàigòn
Củ Chi- trải nghiệm đời sống ngời Việt Cộng trong
chiến tranh chống Mỹ.
Sàigòn -Củ Chi - Tây Ninh
Rừng Quốc gia Nam Cát Tiên.
Rừng đớc Cần Giờ
Xuất phát từ Huế : Cung đình Huế
Rừng Quốc gia Bạch Mã
Xuất phát từ Đà Nẵng : Thành phố Đà Nẵng
Đỉnh Bà Nà
Phố cổ Hội An
Khám pha Mỹ Sơn
Thành phố Nha trang
1.5.3. Các chơng trình mạo hiểm.
Lái xe ở Nha trang (6 ngày, 5 đêm): Sàigòn - Nha trang - Sàigòn.
Chơi golf ở Việt Nam (8 ngày, 7 đêm): Sàigòn - Đà lạt - Phan Thiết- Sàigòn.
Chinh phục đỉnh Fansipan( 7 ngày, 6 đêm): Hà Nội - SaPa - Fansipan- SaPa
-Hà Nội .
Kayaking ở Hạ Long (6 ngày, 5 đêm): Hà Nội - Hải Phòng - Cát bà- Hạ Long
- Hà Nội.
Trekking ở rừng Quốc gia phía Bắc(11 ngày, 10 đêm):Hà Nội - Hạ Long - Cát
Bà- Cúc Phơng- Ba Bể - Hà Nội.
Thế giới bị lãng quên- trekking & home stays (10 ngày, 9 đêm): Hà Nội -
SaPa -Bắc Hà- Hà Nội.
Trekking ở Mai Châu.
1.5.4. Chơng trình đặc biệt ở Đông Dơng.
Khám phá Việt Nam bằng tàu hỏa(16 ngày, 15 đêm): Sàigòn - Củ Chi- Tây
Ninh- Vĩnh Long - Đà Nẵng - Huế - Hà Nội -Hạ Long - Ninh Bình- SaPa - Hà Nội.
Khám phá ngoạn mục bằng môtô(14 ngày, 13 đêm):Hà Nội - Mai Châu - Sơn
La- Lai Châu- SaPa - Bắc Hà- Xinman- Hà Giang - Cao Bằng- Lãng Sơn-Hạ Long
-Hà Nội.
Khám phá các loài chim quý ở Việt Nam (21 ngày, 20 đêm):Sàigòn - rừng
Quốc gia Tràm Chim- Cần Thơ - Trà Vinh- Nam Cát Tiên- Đà lạt - Nha trang - Đà
Nẵng -Bạch Mã- Huế -Hà Nội - Cúc Phơng- Hạ Long - Hà Nội.
1.5.5. Các chơng trình qua hai nớc Lào và Campuchia.
Việt Nam - Campuchia (9 ngày, 8 đêm): Sàigòn - Tây Ninh- Củ Chi- Cần Thơ
- Châu Đốc- Phnompenh- KômpngThom- Siemriep.
Di sản thế giới ở Đông Dơng(10 ngày, 9 đêm):Hà Nội - Hạ Long - Huế - Hội
An - MeKong- Siemriep.
Báu vật Đông Dơng(12 ngày, 11 đêm):Hà Nội - Hạ Long - Luang Drabang-
PhnomPenh- Siemriep- Sàigòn- Củ Chi- Mekong.
2. Tổ chức lao động của công ty.
2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy(trang bên).
Công ty đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Giám đốc là ngời
quản lý trực tiếp các bộ phận nghiệp vụ của công ty và là ngời có quyền quyết định
cao nhất. Các bộ phận khác đóng vai trò hỗ trợ, có mối quan hệ chặt chẽ lẫn nhau
trong công việc liên quan.
Với 36 nhân viên thì mô hình này là khá phù hợp, đảm bảo tính chuyên môn
hóa rõ ràng trong công việc, tránh sự chồng chéo về trách nhiệm, nhiệm vụ giữa các
bộ phận và vẫn đảm bảo các hoạt động diễn ra trôi chảy, tạo sự độc lập và gắn kết
giữa các bộ phận nghiệp vụ cũng nh bộ phận hỗ trợ khác.
Công ty vẫn cha có bộ phận Hớng dẫn viên và Đội xe riêng, hai bộ phận này
do Trợ lý giám đốc quản lý. Chỉ với một hớng dẫn viên cơ hữu thì công ty gặp rất
nhiều khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu về hớng dẫn viên trong thời kỳ chính vụ
mùa du lịch, cũng nh điều phối cộng tác viên của công ty. Tuy nhiên, Công ty có
một đội ngũ cộng tác viên chuyên nghiệp, luôn sẵn sàng trong công việc. Với đội xe,
mới đây công ty có mua 3 chiếc môtô dể đáp ứng cho nhu cầu mở thêm chơng trình
du lịch mới vào Thành phố Hồ Chí Minh bằng môtô, nhng công ty vẫn cha có bộ
phận chuyên trách đội xe. Đây chính là 2 bộ phận còn thiếu trong công ty, trong thời
gian tới công ty sẽ hình thành 2 bộ phận này để giúp cho hoạt động điều hành chơng
trình du lịch trôi chảy.
2.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận.
2.2.1. Bộ phận điều hành.
Trong công ty TNHH du lịch Hơng Giang thì bộ phận điều hành chịu sự quản
lý trực tiếp từ Trợ lý giám đốc, đợc tổ chức theo các nhóm thị trờng khác nhau và có
một quản lý chung. Chức năng chính của điều hành là tổ chức thực hiện
chơng trình du lịch, tiến hành các công việc để đảm bảo thực hiện các sản phẩm của
công ty. Và phòng điều hành có nhiệm vụ sau:
- Là đầu mối triển khai toàn bộ công việc điều hành các chơng trình, cung cấp
các dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch, thông báo về khách do phòng thị trờng
gửi tới.
- Lập kế hoạch và triển khai các công việc liên quan đến việc thực hiện các
chơng trình du lịch nh : đăng kí chỗ trong khách sạn, visa, vận chuyển đặc biệt các
yêu cầu về thời gian và chất lợng.
- Thiết lập và duy trì mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan(ngoại
giao, nội vụ, hải quan). Ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ du
lịch( khách sạn, hàng không, đờng sắt, tàu biển ). Lựa chọn các nhà cung cấp có
những sản phẩm uy tín chất lợng.
- Theo dõi quá trình thực hiện các chơng trình du lịch. Phối hợp với bộ phận
kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán với công ty gửi khách và các nhà cung
cấp du lịch. Nhanh chóng xử lý các trờng hợp bất thờng xảy ra trong quá trình thực
hiện chơng trình du lịch.
2.2.2. Bộ phận thị trờng.
Bộ phận này thực hiện các hoạt động Marketing để thu hút khách du lịch đến
với công ty. Nó đợc tổ chức theo nhóm các thị trờng khác nhau hay theo nhóm các
đối tợng khách.
Nhiệm vụ chính gồm:
- Tổ chức và tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trờng du lịch trong nớc và
quốc tế( chủ yếu là quốc tế), tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng cáo, thu
hút các nguồn khách du lịch.
- Phối hợp với phòng điều hành, tiến hành xây dựng các chơng trình du lịch từ
nội dung đến mức giá, phù hợp với nhu cầu của khách, chủ động trong việc đa ra
những ý đồ mới về sản phẩm của công ty.
- Ký hợp đồng với các hãng, các công ty du lịch nớc ngoài, các tổ chức cá
nhân trong và ngoài nớc để khai thác các nguồn khách quốc tế vào Việt Nam.
- Duy trì mối quan hệ của công ty với các nguồn khách, đề xuất và xây dựng
phơng án mở các chi nhánh, đại diện của công ty ở trong nớc và trên thế giới.
- Đảm bảo hoạt động thông tin giữa công ty với nguồn khách. Thông báo cho
các bộ phận có liên quan trong công ty về kế hoạch của đoàn khách, nội dung hợp
đồng cần thiết cho việc phục vụ khách. Phối hợp các bộ phận có liên quan theo dõi
việc thanh toán và quá trình thực hiện hợp đồng phục vụ khách.
- Trong điều kiện nhất định phòng thị trờng có trách nhiệm thực hiện việc
nghiên cứu và phát triển, là bộ phận chủ yếu trong việc xây dựng các chiến lợc, sách
lợc hoạt động hớng tới thị trờng của công ty.
2.2.3. Bộ phận Online Business( kinh doanh trực tuyến ).
Thiết lập, xây dựng, duy trì và nâng cấp mạng nội bộ, các trang web của công
ty để quảng cáo thơng hiệu của công ty, giúp nhân viên cập nhật nhanh chóng thông
tin liên quan và bán trực tiếp các chơng trình du lịch trên mạng.
Duy trì và ký kết với trang web tìm kiếm thông tin nh www.google.com và
www.vinaseek.com, để tên công ty luôn đứng ở trang đầu trong mục tìm kiếm. Hoạt
động này là yếu tố quan trọng giúp tăng doanh số bán cho công ty.
2.2.4. DiscoverMekong và Travel desk.
DiscoverMekong đặt tại trụ sở của công ty và Travel desk đặt tại khách sạn
Sheraton. Đây là bộ phận bán hàng trực tiếp, ngoài ra còn các hoạt động:
- Đặt vé và giao vé máy bay, tàu hỏa, tàu thủy.
- Đặt chỗ tại các khách sạn, nhà hàng.
- Làm visa.
2.2.5. Bộ phận kế toán.
- Tổ chức thực hiện các công việc tài chính kế toán của công ty nh theo dõi
ghi chép chi tiêu của công ty theo đúng hệ thống tài khoản và chế độ kế toán của
Nhà nớc, theo dõi và phản ánh tình hình sử dụng vốn, tài sản của công ty.
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, kịp thời phản ánh những thay đổi để lãnh
đạo có biện pháp xử lý kịp thời.
- Theo dõi thị trờng, thu thập thông tin, báo cáo và đề xuất kịp thời với lãnh
đạo của công ty.
2.2.6. Bộ phận hành chính.
Thờng xuyên thông báo cho các bộ phận sự thay đổi nội quy, cơ chế về tiền l-
ơng, thởng, thời gian làm việc. Đa các quyết định của giám đốc đến các phòng ban.
2.3. Mối quan hệ giữa các bộ phận.
Các bộ phận trong công ty có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, từ việc nghiên
cứu nhu cầu khách, xây dựng chơng trình, tổ chức thực hiện chơng trình cho khách
lẻ, cũng nh cho đoàn khách lớn.
Các bộ phận thờng xuyên làm việc với nhau hàng ngày bằng email ( công ty
có mạng nội bộ và nối mạng internet ), điện thoại, trao đổi trực tiếp( đối thoại). Làm
dễ dàng cho việc trao đổi thông tin, kinh nghiệm với nhau, tạo bầu không khí làm
việc thoái mái nhng cũng không mất đi tính chuyên nghiệp, làm giảm sự gò bó và áp
lực trong công việc.
Giám đốc thờng xuyên trao đổi với các quản lý bộ phận, cũng nh nhân viên
trong công ty. Vào thứ 2 hàng tuần có buổi họp giao ban giữa ban giám đốc và quản
lý các bộ phận để trao đổi thông tin và ban giám đốc nắm bắt đợc tình hình kinh
doanh của công ty.
3. Điều kiện kinh doanh.
3.1. Điều kiện về lao động của công ty.
Số lợng nhân viên, trình độ học vấn, trình độ ngoại ngữ, và bố trí nhân sự của
các bộ phận nó cũng phản ánh chất lợng lao động, và tình trạng sử dụng lao động có
hợp lý hay không của công ty.
Dới đây là bảng thống kê số lợng nhân viên, trình độ học vấn, trình độ ngoại
ngữ của các bộ phận trong công ty:
Bộ phận Tổng số Trên ĐH ĐH Trên 1 NN 1 NN
Ban
Giám đốc 3 3 0 0 3
Marketing 2 2 0 2 0
Điều
hành 5 0 5 0 5
Sales 5 0 5 0 5
Online 3 0 3 0 3
Hướng
dẫn 1 0 1 0 1
American
Airline 4 0 4 0 4
Discover
Mekong 6 0 6 1 5
Kế
toán 3 1 2 0 3
Travel
Desk 2 0 2 0 2
( Nguồn: Quan sát của tác giả)
Từ bảng trên ta thấy, đối với các bộ phận chính: nghiệp vụ và bổ trợ thì nhân
viên đều có trình độ đại học và trên đại học, sử dụng đợc ít nhất một ngoại ngữ ( có
cả tiếng Anh, Trung, Nhật, và Đức). Đây chính là điểm mạnh của công ty, bởi công
ty thờng xuyên giao dịch với khách, công ty lữ hành gửi khách, nhà cung cấp, đối
tác nớc ngoài, nên điểm mạnh này đã giúp cho việc giao dịch dễ dàng hơn, đạt đợc
hiệu quả cao trong công việc.
Với trình độ nh vậy, giúp cho công ty đứng vững tại thời điểm hiện tại và hớng
tới tơng lai, đáp ứng nhu cầu của khách ngày một hoàn thiện và chuyên nghiệp hơn.
Với độ ngũ Ban giám đốc đều có trình độ trên đại học và sử dụng thông thạo
ít nhất một ngoại ngữ, đội ngũ này đang còn rất trẻ, có nhiều kinh nghiệm bởi từng
trải qua nhiều chức danh khác nhau nh: hớng dẫn viên, điều hành tour, nhân viên
marketing, bán hàng vì vậy, họ có khả năng bao quát mọi công việc, nhanh nhậy
giải quyết mọi sự cố và nắm bắt cơ hội đến với công ty.
Đối với bộ phận kinh doanh trực tiếp : DiscoverMekong, Online, Travel desk,
còn đang rất trẻ, khả năng giao tiếp và kỹ năng bán hàng tốt, rất nhanh nhậy trong
việc nắm bắt thông tin từ khách.
Việc bố trí lao động trong công ty rất hợp lý, không có sự chồng chéo về công
việc, trách nhiệm, phát huy đợc khả năng của mỗi ngời. Tạo ra sự độc lập trong công
việc nhng vẫn dễ dàng liên kết với nhau giải quyết mọi khó khăn.
Trong công ty hệ thống chức danh đợc phân bậc rõ ràng, giúp cho nhân viên
dễ dàng phấn đấu trong công việc, biết mình đang ở đâu, vị trị nào và phải làm gì
cho bớc tiếp theo, công việc tiếp theo. Các vị trí trong công việc đợc mô tả một cách
rõ ràng, phải thờng xuyên giao dịch với ai, bằng phơng tiện gì, đặt mối quan hệ với
ai và luôn có mục đích, kế hoạch rõ ràng trong công việc. Nhân viên trong công ty
chủ yếu là ngời trẻ, năng động và nhiệt huyết.
Dới đây là bảng chức danh công việc của công ty.
Bảng chức danh công việc của công ty năm 2006.
Cấp bậc Chức danh
Yêu cầu
trình độ Định nghĩa
OF3
Giám đốc
Giám đốc tàI chính
Giám đốc bán &
marketing
Chuyên gia
Tư vấn
Phó giám đốc
Đại học
Là cán bộ quản lý cấp cao có nhiều
phòng ban trực thuộc, chịu trách nhiệm
về hoạt động kinh doanh, hoạt động tàI
chính và hoạt động nhân sự của công ty.
Gồm cả chuyên gia và người nước ngoàI
làm việc tại công ty.
OF2
Kế toán trưởng
Quản lý markting
Quản lý bộ phận bán
Quản lý online
Quản lý điều hành
Quản lý AA
Quản lý VNA
Đại hoc
Là cán quản lý tầm trung có nhân viên
trực tiếp, chịu trách nhiệm về doanh số
bán hàng, trực tiếp xây dựng và thực hiện
kế hoạch kinh doanh của phòng ban hay
nhóm của mình theo yêu cầu của Ban
giám đốc.
OF1
Phó QL sản phẩm
Phó QL bán
QL thu ngân
Chuyên viên bán lâu
năm
Đại học
là cán bộ quản lý tầm thấp, các key
account hay các manager độc lập, chưa
có nhân viên trực tiếp, nhưng chịu trực
tiếp về doanh số bán hàng.
CL2
Chuyên viên bán
Chuyên viên điều
hành
Chuyên viên đặt chỗ
và vé
Hướng dẫn viên
QL thủ quỹ
Phân tích viên
Lễ tân
Đại học
là các chuyên viên làm việc trực tiếp, có
chuyên môn, không chịu trách nhiệm về
doanh số và có phụ trách trực tiếp.
CL1
Nhân viên giao vé
Bảo vệ
LáI xe
Lao công
Trung cấp
Là các cán bộ công nhân viên làm việc ở
các phòng ban gián tiếp, làm việc độc
lập, có phụ trách trực tiếp.
(Nguồn : Công ty TNHH du lịch Hơng Giang )
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét